Assistant Property Manager /Trợ Lý Quản Lý Tòa Nhà

I. MỤC TIÊU CÔNG VIỆC:

Hỗ trợ Quản lý Tòa nhà trong việc tổ chức, giám sát và điều phối toàn bộ hoạt động vận hành hằng ngày của Centec Tower, bảo đảm tòa nhà hoạt động an toàn, ổn định, sạch đẹp và đúng tiêu chuẩn dịch vụ đã cam kết với khách thuê.

Trực tiếp phối hợp với các bộ phận kỹ thuật, an ninh, vệ sinh và các nhà thầu dịch vụ; tiếp nhận và xử lý yêu cầu của khách thuê; theo dõi thu phí, chi phí vận hành và hồ sơ tòa nhà; đồng thời thay thế Quản lý Tòa nhà điều hành công việc khi được phân công, nhằm duy trì sự hài lòng của khách thuê và bảo vệ giá trị tài sản lâu dài của Chủ đầu tư.

II. NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM CHÍNH:

1. Giám sát vận hành hằng ngày

• Điều phối hoạt động vận hành chung; thay mặt Quản lý Tòa nhà khi được ủy quyền.
• Kiểm tra định kỳ (building walk) các khu vực công cộng, sảnh, bãi xe, mặt ngoài và khu kỹ thuật.
• Kịp thời phát hiện tồn tại về vận hành, an ninh, vệ sinh; phân công và theo dõi xử lý dứt điểm.

2. Phối hợp kỹ thuật và bảo trì

• Phối hợp bộ phận Kỹ thuật theo dõi vận hành hệ thống M&E, BMS, PCCC và tiến độ bảo trì định kỳ.
• Tham gia khảo sát, lấy báo giá và đề xuất phương án sửa chữa, thay thế, cải tạo.
• Theo dõi chỉ số tiêu thụ năng lượng (điện, nước, nhiên liệu) và đề xuất giải pháp tiết kiệm.

3. Quản lý dịch vụ thuê ngoài

• Giám sát chất lượng và tính tuân thủ SLA/KPI của nhà thầu an ninh, vệ sinh, cảnh quan, diệt côn trùng, rác thải.
• Đánh giá định kỳ dịch vụ; lập biên bản và đề xuất chế tài xử lý vi phạm.
• Kiểm tra, nghiệm thu khối lượng thực tế và phối hợp làm thủ tục thanh toán cho nhà thầu.

4. An toàn, PCCC và ứng phó sự cố

• Giám sát việc tuân thủ quy chuẩn pháp luật về PCCC, an toàn lao động và bảo vệ môi trường.
• Phối hợp tổ chức tập huấn, diễn tập PCCC và cứu nạn cứu hộ định kỳ.
• Tham gia xây dựng quy trình khẩn cấp; trực tiếp điều phối xử lý sự cố phát sinh (kể cả ngoài giờ) và lập báo cáo.

5. Chăm sóc và quan hệ khách thuê

• Là đầu mối tiếp nhận, giải quyết khiếu nại, yêu cầu từ khách thuê đúng hạn.
• Thông báo kịp thời kế hoạch vận hành, bảo trì; hướng dẫn khách tuân thủ nội quy tòa nhà.
• Xử lý thủ tục đăng ký ra vào, làm ngoài giờ, thẻ xe, vận chuyển hàng hóa; định kỳ khảo sát độ hài lòng.

6. Quản lý thi công nội thất (Fit-out) và bàn giao mặt bằng

• Phối hợp bàn giao, tiếp nhận và hoàn trả mặt bằng với khách thuê.
• Tiếp nhận, rà soát hồ sơ thi công; hướng dẫn và kiểm tra an toàn thi công theo quy định tòa nhà.
• Nghiệm thu hiện trạng hoàn trả, ghi nhận hư hỏng và đề xuất xử lý chi phí theo hợp đồng.

7. Tài chính, thu phí và kiểm soát ngân sách

• Đôn đốc phát hành thông báo phí; theo dõi thanh toán tiền thuê, phí dịch vụ, điện nước, gửi xe.
• Phối hợp Kế toán thu hồi công nợ quá hạn theo điều khoản hợp đồng.
• Tham gia lập dự toán ngân sách năm; kiểm soát chi phí thực tế và rà soát hồ sơ thanh toán nhà thầu.

8. Quản lý nhà thầu và hợp đồng dịch vụ

• Tham gia lập phạm vi công việc (SOW), so sánh báo giá và đề xuất lựa chọn nhà cung cấp.
• Theo dõi tiến độ thực hiện, thời hạn và các cam kết trong hợp đồng dịch vụ, bảo hiểm tòa nhà.
• Đề xuất gia hạn, điều chỉnh hoặc chấm dứt hợp đồng dựa trên kết quả đánh giá thực tế.

9. Quản lý hồ sơ, pháp lý và báo cáo

• Lưu trữ hệ thống hồ sơ pháp lý, bản vẽ hoàn công, hồ sơ PCCC, hợp đồng và dữ liệu khách thuê.
• Theo dõi gia hạn giấy phép, bảo hiểm tài sản và hạn kiểm định các thiết bị nghiêm ngặt.
• Thực hiện báo cáo định kỳ/đột xuất về vận hành, sự cố, công nợ và chi phí.

10. Quản lý nhân sự và phối hợp công việc

• Phân công, hướng dẫn và đánh giá hiệu quả làm việc của nhân sự thuộc Ban Quản lý.
• Phối hợp chặt chẽ với các phòng ban liên quan (Kỹ thuật, Cho thuê, Kế toán).
• Thực hiện các nhiệm vụ phát sinh khác theo chỉ đạo của Quản lý Tòa nhà và Ban Giám đốc.

• Ngày làm việc: T2 - T7 • Giờ làm việc: 08:30 - 17:30 • Cấp bậc: Quản lý • Loại công việc: Toàn thời gian