General Affair Staff (Nhân Viên Văn Phòng / Phiên Dịch/ Nhân Viên Công Vụ)

4.1. Trách nhiệm thứ 1.

- Quản lý tài liệu, hồ sơ và sắp xếp lưu trữ, bao gồm : tài liệu nội bộ, hợp đồng, báo cáo tài chính...

- Soạn thảo các loại công văn, báo cáo, biên bản họp, hợp đồng, hoặc thông báo nội bộ.

- Lên lịch và sắp xếp cuộc họp: sắp xếp lịch họp, phòng họp, chuẩn bị tài liệu cho các cuộc họp, hội nghị hoặc các sự kiện nội bộ.

4.2. Trách nhiệm thứ 2

- Quản lý hồ sơ thanh toán với VAPCO, hồ sơ mua sắm, công cụ dụng cụ, vật tư.

- Làm cầu nối giữa các phòng ban trong việc trao đổi thông tin hoặc phối hợp công việc.

- Quản lý thư tín: Xử lý thư từ, fax, email, phân phối thư đến các phòng ban, nhân viên có liên quan.

4.3. Trách nhiệm thứ 3

- Lưu trữ hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động và các giấy tờ liên quan.

- Chấm công và tính lương : Theo dõi ngày làm việc, ngày nghỉ của nhân viên và hỗ trợ tính lương cho nhân viên.

- Hỗ trợ tuyển dụng : Đăng tin tuyển dụng, nhận và sàng lọc hồ sơ, liên lạc với ứng viên.

- Hỗ trợ tổ chức các sự kiện như tiệc công ty, sinh nhật nhân viên, hoặc chương trình đào tạo..

4.4. Trách nhiệm thứ 4

- Theo dõi nguồn cung: kiểm tra và quản lý văn phòng phẩm, đặt mua các vật dụng, thiết bị khi cần thiết (ví dụ: giấy, bút, máy in, máy tính)

- Quản lý trang thiết bị văn phòng: đảm bảo các thiết bị văn phòng hoạt động bình thường và thực hiện bảo trì khi cần thiết như máy in, máy photocopy, máy chiếu...

- Quản lý trang thiết bị vật tư phục vụ công việc tại công trường, kiểm soát, báo cáo kiểm tra, kiểm toán

4.5. Trách nhiệm thứ 5

-Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp trên

- Nghiêm chỉnh chấp hành nội quy, quy định của công ty Long River và VAPCO

- Cảnh giới để tránh người lạ xâm nhập, ăn cắp, phá hoại tài sản của VAPCO và công ty Long River

4.6. Trách nhiệm thứ 6

• Làm báo cáo hằng ngày, hằng tuần, hằng tháng theo đúng tiến độ để gửi cho chủ đầu tư

• Cập nhật và in ấn các biểu ký theo quy trình và quy định của nhà máy và công ty, lưu trữ hồ sơ sau khi hoàn tất.

• Theo dõi bộ phận hiện trường yêu cầu các hạng mục sửa chữa máy móc ở cầu cảng, Request các hạng mục lên hệ thống E-approval và cập nhật tiến độ sửa chữa các hạng mục này.

• Mở PTW cho các nhà thầu làm việc tại cảng.

• Đi họp với chủ đầu tư

• Ngày làm việc: T2 - T6 • Giờ làm việc: 09:00 - 18:00 • Cấp bậc: Có kinh nghiệm • Loại công việc: Toàn thời gian