Nhân Viên Chứng Từ Logistics

TỔNG QUAN VỊ TRÍ / POSITION OVERVIEW

Vị trí Senior Logistics Operations tại Soleil Transportation chịu trách nhiệm trực tiếp điều phối, xử lý các lô hàng xuất nhập khẩu đa phương thức (Đường biển, Đường hàng không, Đường bộ) phức tạp; theo dõi và giải quyết các phát sinh chuyên sâu về chứng từ, vận chuyển và hải quan; đồng thời phối hợp hỗ trợ Operations Supervisor trong việc kiểm soát chất lượng dịch vụ và hướng dẫn các nhân viên vận hành Junior/Staff.

The Senior Logistics Operations role at Soleil Transportation is responsible for directly coordinating and handling complex multimodal import-export shipments (Sea, Air, Road); tracking and resolving advanced documentation, shipping, and customs issues; and supporting the Operations Supervisor in quality control and guiding Junior/Staff Operations members.

2. TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC / KEY RESPONSIBILITIES

2.1. Vận hành & Điều phối Lô hàng / Shipment Operations & Coordination

● Tiếp nhận yêu cầu vận chuyển (Shipping Request - S/R) từ Khách hàng và liên hệ Hãng tàu (Carrier), Đại lý (FWD), đơn vị vận tải để thu xếp Booking.

● Chuẩn bị, kiểm tra và xử lý bộ chứng từ xuất nhập khẩu (Invoice, Packing List, Manifest, Fumigation Certificate, Insurance Certificate, C/O...).

● Gửi thông tin SI (Shipping Instruction) và VGM cho Hãng tàu/FWD để phát hành Master Bill of Lading (MBL) và House Bill of Lading (HBL).

● Gửi Pre-alert cho đại lý tại điểm đến (Destination Agent) và theo dõi Proof of Delivery (POD) cho đến khi hoàn tất lô hàng.

● Receive Shipping Requests (S/R) from customers and liaise with Carriers, Forwarders, and truckers to arrange bookings.

● Prepare, verify, and process import/export documentation (Invoice, Packing List, Manifest, Fumigation Certificate, Insurance Certificate, C/O, etc.).

● Submit Shipping Instructions (S/I) and VGM to Carriers/Forwarders to obtain Master B/L (MBL) and House B/L (HBL).

● Send pre-alerts to destination agents and track Proof of Delivery (POD) until shipment completion.

2.2. Xử lý Phát sinh & Tối ưu Quy trình / Issue Resolution & Process Optimization

● Chủ động phát hiện, trực tiếp xử lý các sự cố phức tạp phát sinh về B/L (chỉnh sửa B/L, tu chỉnh chứng từ, phát hành lại B/L), lưu kho bãi (Dem/Det), Hải quan hoặc tranh chấp phát sinh trong quá trình vận chuyển.

● Kiểm soát, nhập liệu chính xác giá mua/bán (Buying/Selling rate), lập và hoàn tất báo cáo Lãi/Lỗ (Profit/Loss report) cho từng lô hàng.

● Phối hợp với Supervisor để xem xét, cải tiến quy trình vận hành và kiểm soát rủi ro cho các tuyến hàng trọng điểm.

● Proactively identify and resolve complex issues related to B/L (amendments, corrections, re-issuance), Demurrage/Detention, customs clearance, or transport disputes.

● Control and accurately input buying/selling rates; prepare and complete Profit/Loss (P/L) reports for each shipment.

● Collaborate with the Operations Supervisor to review and improve operational workflows and mitigate risks for key trade lanes.

2.3. Hỗ trợ Quản lý & Hướng dẫn Nhân sự / Management Support & Team Mentoring

● Hướng dẫn, hỗ trợ chuyên môn và đào tạo nghiệp vụ chứng từ/vận hành cho các nhân viên Operations Junior/Staff.

● Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Operations Supervisor hoặc Ban Giám đốc.

● Guide, support, and mentor Junior/Staff Operations members on documentation and operational procedures.

● Fulfill other tasks and duties assigned by the Operations Supervisor or Management.

• Giờ làm việc: 08:00 - 17:00 • Cấp bậc: Nhân viên (executive)