Project Management Specialist (Operations)

1. Xây dựng và triển khai các chương trình quy mô công ty và Tập đoàn

- Tham gia xây dựng, theo dõi và trực tiếp triển khai các dự án quy mô Công ty/Tập đoàn, các dự án chiến lược, sáng kiến kinh doanh và các chương trình hợp tác với đối tác trong và ngoài nước.

- Phối hợp với các đơn vị nội bộ và đối tác để xây dựng kế hoạch triển khai, theo dõi tiến độ, điều phối nguồn lực và đảm bảo các deliverables của dự án đáp ứng mục tiêu, chất lượng, timeline và ngân sách được phê duyệt.

- Theo dõi và kiểm soát chi phí dự án, phối hợp quản lý ngân sách trong phạm vi được phân công; cập nhật tình hình sử dụng ngân sách và kịp thời cảnh báo các khoản phát sinh hoặc nguy cơ vượt ngân sách.

- Chủ động rà soát phương án triển khai, chi phí và nguồn lực để tối ưu hiệu quả vận hành và sử dụng ngân sách, đảm bảo cân bằng giữa chi phí, chất lượng và yêu cầu của dự án.

- Thực hiện tổng hợp, phân tích thông tin và chuẩn bị proposal, business case, project update, báo cáo chi phí và các tài liệu liên quan phục vụ công tác ra quyết định của Lãnh đạo.

- Tham gia đánh giá các phương án/nhà cung cấp/giải pháp triển khai từ góc độ chi phí, tính khả thi và hiệu quả vận hành, phối hợp với các bộ phận liên quan để đề xuất phương án phù hợp.

- Theo dõi và tổng hợp kết quả sau triển khai, đánh giá hiệu quả dự án, các vấn đề/rủi ro và đề xuất các giải pháp cải tiến, tối ưu hóa cho các chương trình tiếp theo.

2. Event & Partner Engagement:

- Tham gia phối hợp tổ chức các chương trình, sự kiện nội bộ Công ty/Tập đoàn, các hoạt động đối ngoại và các chương trình có sự tham gia của đối tác.

- Phối hợp chuẩn bị công tác hậu cần, nội dung chương trình, timeline, guest list và các yêu cầu liên quan nhằm đảm bảo chương trình được triển khai chuyên nghiệp và đúng kế hoạch.

- Tham gia công tác đón tiếp, hỗ trợ và điều phối các đoàn khách/đối tác trong và ngoài nước đến làm việc tại Công ty.

- Phối hợp với các đơn vị liên quan để chuẩn bị phòng họp, agenda, tài liệu, welcome arrangement và các yêu cầu cần thiết cho các buổi làm việc với đối tác.

- Hỗ trợ theo dõi và thực hiện các hoạt động follow-up sau sự kiện/chương trình khi cần.

3. Office Operations & Administration:

- Phối hợp thực hiện một số công việc vận hành văn phòng thuộc phạm vi ADM, đảm bảo hoạt động văn phòng được duy trì ổn định, chuyên nghiệp và đáp ứng nhu cầu của các đơn vị.

- Tham gia điều phối các yêu cầu liên quan đến phòng họp, không gian làm việc, tiếp đón khách/đối tác và các hoạt động vận hành phục vụ chương trình, dự án.

- Hỗ trợ triển khai các sáng kiến/cải tiến liên quan đến trải nghiệm nhân viên, không gian làm việc và hoạt động văn phòng theo định hướng của ADM.

- Phối hợp với các nhà cung cấp/đối tác dịch vụ và các bộ phận liên quan để xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành.

- Thực hiện các công việc hành chính và vận hành khác theo phân công của HOD/Line Manager.