Thư Ký/ Trợ Lý Dự Án (Tiếng Anh Lưu Loát / Kinh Nghiệm Xây Dựng)

Công việc cụ thể là gì?

I. TRÁCH NHIỆM CHÍNH : Thư ký/trợ lý dự án là người chịu trách các công việc hỗ trợ, điều phối giấy tờ, lịch trình và hậu cần nhằm giúp Project Manager (Quản lý dự án) và cả nhóm vận hành một cách trật tự và suôn sẽ. Bao gồm quản lý hồ sơ, lịch làm việc, thông tin và các thủ tục hỗ trợ triển khai dự án. II. MÔ TẢ CÔNG VIỆC : - Hỗ trợ và trợ giúp công việc của Quản lý dự án (PM) và đội ngũ dự án. - Quản lý tài liệu và hồ sơ: Soạn thảo, lưu trữ và kiểm soát các loại hợp đồng, biên bản cuộc họp, công văn, và tài liệu liên quan đến dự án - Theo dõi tiến độ và báo cáo: Cập nhật bảng tiến độ công việc (timeline), tổng hợp báo cáo tuần/tháng từ các thành viên để gửi cho PM hoặc khách - Hậu cần và tổ chức cuộc họp: Lịch biểu cuộc họp, chuẩn bị phòng họp, ghi chép biên bản (minutes of meeting) và theo dõi các-việc-cần-làm (action items) sau họp. - Quản lý tài chính cơ bản: Hỗ trợ theo dõi ngân sách dự án, làm thủ tục tạm ứng, thanh quyết toán chi phí, hóa đơn, và mua sắm vật tư cho dự án. - Làm cầu nối giao tiếp: Tiếp nhận thông tin từ các bên liên quan, khách hàng hoặc phòng ban khác và chuyển tiếp cho Quản lý Dự Án hoặc nhóm thực hiện - Nắm yêu cầu dự án về khối lượng, phạm vi triển khai, tiến độ nộp hồ sơ thầu. - Giám sát tiến độ thực hiện hồ sơ Thầu theo tiến độ. - Thực hiện các báo cáo tiến độ dự án - Các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên. I. MAIN RESPONSIBILITY: A project admin is responsible for providing support and coordinating documentation, schedules, and logistics to ensure the Project Manager and the team operate in an organized and smooth manner. Responsibilities include managing records, work schedules, information, and procedures that support project implementation. II. JOB DESCRIPTION: - Support and assist the work of the Project Manager (PM) and the project team. - Document and record management: Drafting, archiving, and controlling contracts, meeting minutes, official correspondence, and project-related documents. - Progress tracking and reporting: Update the work timeline and compile weekly/monthly reports from team members for submission to the Project Manager or client. - Meeting logistics and organization: scheduling, room preparation, taking minutes, and tracking post-meeting action items. - Basic financial management: Assists with tracking project budgets, processing advances, handling expense settlements and invoices, and procuring project materials. - Act as a communication bridge: Receive information from stakeholders, clients, or other departments and relay it to the Project Manager or the implementation team. - Grasp project requirements regarding volume, scope of implementation, and tender submission schedules. - Monitor the progress of tender documentation preparation against the schedule. - Prepare project progress reports. - Other tasks as assigned by superiors. • Ngày làm việc: • Giờ làm việc: • Cấp bậc: • Loại công việc: