Trợ Lý Chủ Tịch Hội Đồng Quản Trị

1. Nghiên cứu, rà soát, tham mưu

- Nghiên cứu, rà soát và thẩm định tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ, tài liệu của Ban điều hành, các đơn vị trình Chủ tịch HĐQT, HĐQT.

- Tư vấn cho HĐQT về các thủ tục, quy chế quản trị nội bộ; kịp thời cập nhật các thay đổi của pháp luật doanh nghiệp, chứng khoán để đề xuất sửa đổi, bổ sung văn bản nội bộ.

- Giám sát, bảo đảm các nghị quyết, quyết định của HĐQT ban hành đúng thẩm quyền, trình tự và thủ tục pháp lý.

- Rà soát, đảm bảo việc tuân thủ Điều lệ, Quy chế quản trị nội bộ, Quy chế hoạt động của HĐQT, các quy định về giao dịch với người có liên quan, xung đột lợi ích và công bố thông tin.

2. Thu thập, phân tích thông tin và cảnh báo

- Thu thập, phân tích, đánh giá, và tổng hợp thông tin về tình hình hoạt động của Công ty, Ban điều hành và các đơn vị.

- Chủ động nắm bắt, dự báo các điểm nghẽn, khó khăn, vướng mắc; đề xuất, báo cáo giải pháp xử lý lên HĐQT, Chủ tịch HĐQT.

- Theo dõi các chỉ tiêu kinh doanh, tài chính, an toàn tài chính, rủi ro và tình hình tuân thủ; lập báo cáo tổng hợp định kỳ và chuyên đề phục vụ Chủ tịch HĐQT, HĐQT.

- Theo dõi tin tức thị trường, thay đổi chính sách của cơ quan quản lý (UBCKNN, SGDCK, VSDC …) có ảnh hưởng đến Công ty để cảnh báo sớm cho HĐQT, Chủ tịch HĐQT.

3. Điều phối, kết nối thông tin và công việc

- Là đầu mối tiếp nhận, điều phối và kết nối xử lý thông tin, công việc giữa Chủ tịch HĐQT với các thành viên HĐQT, Ban Tổng Giám đốc và các đơn vị trực thuộc.

- Hỗ trợ các thành viên HĐQT trong việc thực hiện quyền, nghĩa vụ được giao và phối hợp công tác giữa các thành viên.

- Tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về bảo mật thông tin chỉ đạo, thông tin nội bộ của Công ty.

4. Giám sát, đôn đốc thực hiện nghị quyết, quyết định

- Giám sát, đôn đốc tiến độ triển khai các nghị quyết, quyết định, kết luận chỉ đạo của HĐQT, Chủ tịch HĐQT.

- Lập báo cáo tiến độ định kỳ hoặc đột xuất.

5. Soạn thảo văn bản

- Soạn thảo các nghị quyết, quyết định, thông báo, biên bản chỉ đạo của HĐQT và Chủ tịch HĐQT; thư ngỏ, bài phát biểu, báo cáo, tài liệu trình bày của Chủ tịch HĐQT.

- Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; quản lý việc ban hành, đánh số, phát hành, phân phối văn bản của HĐQT, Chủ tịch HĐQT.

6. Tổ chức họp và công tác thư ký

- Lập kế hoạch, chuẩn bị chương trình, tài liệu, nội dung phục vụ các kỳ họp HĐQT, Đại hội đồng cổ đông và các buổi làm việc của Chủ tịch HĐQT.

- Gửi thông báo mời họp, tài liệu họp đúng thời hạn; giám sát đảm bảo điều kiện tiến hành họp, tính hợp lệ của quy trình lấy ý kiến bằng văn bản, kiểm phiếu.

- Lập biên bản, hoàn thiện hồ sơ các cuộc họp và lưu trữ tài liệu theo quy định.

- Theo dõi, tổng hợp các kết luận, chỉ đạo sau cuộc họp.

- Quản lý hồ sơ, tài liệu theo đúng quy định của pháp luật và quy định nội bộ của Công ty về lưu trữ và bảo mật.

7. Công tác hành chính, thư ký khác

- Xây dựng, quản lý lịch làm việc; chuẩn bị hồ sơ, tài liệu cho các buổi làm việc, buổi họp; tổ chức đón tiếp khách mời và chuẩn bị hậu cần cho các chuyến công tác trong và ngoài nước cho Chủ tịch HĐQT.

- Chuẩn bị tài liệu, tóm tắt thông tin về đối tác, nội dung làm việc trước mỗi buổi gặp, chuyến công tác.

• Giờ làm việc: 08:00 - 17:00 • Cấp bậc: Có kinh nghiệm • Loại công việc: Toàn thời gian