Chuyên Viên Hồ Sơ Thầu

1. Giai đoạn chuẩn bị và tham gia đấu thầu

• Phối hợp phòng KDDA hỗ trợ CĐT soạn thảo các văn bản, tờ trình, quyết định… liên quan dự án.
• Công tác hồ sơ liên quan đến việc tham gia, thực hiện hồ sơ báo giá, hồ sơ năng lực, hồ sơ thầu theo quy định mới nhất của pháp luật.

2. Giai đoạn triển khai và thực hiện hoàn thiện hợp đồng

• Soạn thảo các biên bản thương thảo, hợp đồng…..
• Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận liên quan để theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng sau khi trúng thầu.
• Lập, hoàn thiện và theo dõi các loại hồ sơ, biên bản trong quá trình thực hiện hợp đồng, bao gồm:
• Hồ sơ pháp lý trong quá trình triển khai thực hiện hợp đồng.
• Hồ sơ quản lý chất lượng trong quá trình triển khai thực hiện hợp đồng (các loại tờ trình, công văn, biên bản nghiệm thu, bảng tiến độ cung cấp, hồ sơ thanh lý, quyết toán, kiểm toán công trình….)
• Kiểm soát việc tuân thủ các điều khoản hợp đồng về hồ sơ, thời hạn và điều kiện nghiệm thu.
• Hỗ trợ giải quyết các vướng mắc về hồ sơ phát sinh trong quá trình thực hiện dự án, đảm bảo tiến độ nghiệm thu và thanh toán.
• Tổng hợp, kiểm tra và hoàn thiện toàn bộ hồ sơ nghiệm thu cuối cùng để bàn giao cho chủ đầu tư.
• Theo dõi việc thanh lý hợp đồng, lưu trữ hồ sơ gốc theo quy định của Công ty và pháp luật.
• Báo cáo tình hình hồ sơ, tiến độ nghiệm thu và các vấn đề phát sinh cho cấp quản lý.

3. Công việc phối hợp & hỗ trợ khác

• Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu phục vụ công tác kiểm toán, thanh tra, kiểm tra nội bộ hoặc của cơ quan nhà nước.
• Tham gia cải tiến quy trình quản lý hồ sơ thầu và hợp đồng của Phòng Đấu thầu.
• Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Trưởng phòng hoặc Ban Giám đốc.

• Cấp bậc: Nhân viên (associate) • Loại công việc: Toàn thời gian