Nhân Viên Hành Chính

1. Quản lý và vận hành công tác hành chính/ General Administration

- Thực hiện và kiểm soát các công việc hành chính hàng ngày tại nhà máy.

Implement and monitor daily administrative activities to ensure the factory operates smoothly and efficiently.

- Soạn thảo, cập nhật các quy định, hướng dẫn, biểu mẫu và quy trình hành chính theo phân công.

Prepare administrative procedures, guidelines, forms and records as required.

- Quản lý, lưu trữ hồ sơ, chứng từ và tài liệu hành chính

Maintain proper filing and control of administrative documents, contracts, records and reports

- Hỗ trợ tổ chức các cuộc họp, sự kiện, chương trình nội bộ và các hoạt động của Công ty.

Support internal events, meetings, company activities and employee engagement programs.

2. Quản lý cơ sở vật chất và môi trường làm việc/ Facility & Workplace Management

- Theo dõi tình trạng cơ sở vật chất tại văn phòng, nhà máy và các khu vực sử dụng khác

Follow up on facility-related issues at offices, production floor and other places

- Kiểm tra và phối hợp xử lý các vấn đề liên quan đến: phòng họp, khu văn phòng BGĐ, khu vực canteen,…

Monitor the condition of office areas, factory common areas, meeting rooms, BOD’s rooms, canteen, …

- Đảm bảo môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, an toàn và chuyên nghiệp.

Ensure workplace conditions are clean, safe, orderly and professional.

3. Quản lý dịch vụ và nhà cung cấp/ Supplier & Service Management

- Quản lý và theo dõi các nhà cung cấp dịch vụ hành chính như: canteen, vận chuyển, chăm sóc cây xanh,…

Coordinate and monitor administrative service suppliers and contractors: canteen, transportation, planting trees,…

- Theo dõi chất lượng dịch vụ theo phạm vi công việc và hợp đồng đã ký.

Monitor service quality in accordance with the agreed scope of work and signed contracts.

- Tiếp nhận và xử lý các phản hồi, khiếu nại liên quan đến chất lượng dịch vụ .

Receive and handle feedback and complaints related to service quality.

- Theo dõi thời hạn hợp đồng và phối hợp thực hiện gia hạn/thay đổi/chấm dứt hợp đồng khi cần.

Monitor contract expiry dates and coordinate contract renewal, amendment or termination as required.

- Thu thập và so sánh báo giá, hỗ trợ lựa chọn nhà cung cấp theo quy định của Công ty.

Collect and compare quotations and support supplier selection in accordance with company procedures.

- Theo dõi, đánh giá định kỳ hiệu quả hoạt động của nhà cung cấp

Conduct periodic monitoring and evaluation of supplier performance

- Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ và tối ưu chi phí..

Propose solutions to improve service quality and optimize costs

4. Quản lý tài sản và vật tư hành chính/ Administrative Asset & Supplies Management

- Theo dõi và quản lý các tài sản, trang thiết bị thuộc phạm vi hành chính.

Monitor and manage administrative assets and equipment within the assigned scope

- Quản lý văn phòng phẩm, nước uống, vật tư tiêu hao và các vật dụng hành chính..

Manage stationery, drinking water, consumables and other administrative supplies.

- Theo dõi tình trạng cấp phát, sử dụng và tồn kho các vật tư hành chính.

Monitor the issuance, usage and inventory levels of administrative supplies.

- Thực hiện kiểm kê định kỳ theo quy định.

Conduct periodic inventory checks in accordance with company regulations.

5. Quản lý phương tiện và công tác vận chuyển/

- Sắp xếp xe phục vụ công tác cho Ban Giám đốc, người lao động, khách hàng và chuyên gia khi có yêu cầu

Arrange transportation for the Board of Directors, employees, customers and specialists/experts as required.

- Điều phối xe đưa đón sân bay, đi công tác, đưa đón khách và các nhu cầu vận chuyển khác.

Manage the schedules of company vehicles and employee shuttle buses, and coordinate with drivers to ensure transportation services are provided according to schedule.

- Quản lý lịch sử dụng xe công ty, xe chở CBNV và phối hợp với lái xe để đảm bảo đúng lịch trình.

Monitor vehicle-related expenses, including fuel, maintenance and other related costs.

- Theo dõi chi phí sử dụng xe, nhiên liệu, bảo dưỡng và các chi phí liên quan.

Coordinate with external transportation service providers when outsourced transportation services are used.

- Phối hợp với nhà cung cấp vận chuyển khi sử dụng dịch vụ bên ngoài.

Coordinate with external transportation service providers when outsourcing transportation services.

- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của ban lãnh đạo cấp cao.

Do other work if get the requirement from higher managers

- Thực hiện dự án môi trường bằng cách kết hợp với các phòng ban tổ chức dự án trồng cây xanh, bảo vệ môi trường đề phòng chống ô nhiễm và tiết kiệm giá thành…

Implement Environment Program by cooperating with other department to organize successfully the tree planting project and carry out environment protection to prevent pollution and saving cost..

• Giờ làm việc: 08:00 - 17:00 • Cấp bậc: Nhân viên (executive)