Personal Assistant to Founders
Hồ Chí Minh (Hybrid)
Nghỉ trọn T7, CN
Hạn chót 30/11/2026
Đăng 23 ngày trước
Ít hơn 5 ứng viên
Yêu cầu công việc
• Tốt nghiệp Đại học trở lên. • Tối thiểu 2–3 năm kinh nghiệm ở vị trí PA / EA / Trợ lý Giám đốc, trong đó có kinh nghiệm làm PA remote (hỗ trợ sếp từ xa, khác múi giờ). • Có kinh nghiệm hỗ trợ trực tiếp Founder, CEO hoặc lãnh đạo cấp cao. • Tiếng Anh tốt, đặc biệt là viết email và tài liệu chuyên nghiệp; IELTS 6.0+ hoặc tương đương. • Kỹ năng giao tiếp xuất sắc (Excellent communication skills): diễn đạt rõ ràng, mạch lạc bằng cả tiếng Việt và tiếng Anh, qua lời nói và văn bản; giao tiếp tinh tế, chuyên nghiệp với Founders, khách hàng và đối tác. • Thành thạo Google Workspace (Gmail, Calendar, Drive); quen dùng công cụ AI trong công việc. • Tỉ mỉ, ngăn nắp, chủ động, không cần nhắc việc; quản lý thời gian tốt. • Tuyệt đối bảo mật thông tin; sẵn sàng ký thỏa thuận bảo mật (NDA). • Sẵn sàng bắt đầu làm việc từ 06:00 sáng (giờ VN) và linh hoạt thời gian khi Founders về Việt Nam hoặc có sự kiện.
Yêu cầu nên có
Ưu tiên • Có khả năng đọc tính cách và phong cách làm việc của sếp, ví dụ hiểu và vận dụng các mô hình như DISC / 4 nhóm tính cách màu sắc, để điều chỉnh cách giao tiếp, báo cáo và xử lý cho phù hợp với từng Founder. • Từng học tập hoặc làm việc tại Úc, hoặc trong môi trường quốc tế. • Đã dùng CRM (ưu tiên Zoho). • Có kinh nghiệm trong lĩnh vực di trú, du học, tư vấn, luật hoặc tài chính.
Công việc cụ thể là gì?
Bạn là Personal Assistant (Trợ lý cá nhân) làm việc remote, trực tiếp với hai Founders/Directors tại Sydney. Bạn quản lý lịch, inbox, thông tin và công việc cá nhân của Founders, giúp Founders dành thời gian cho tăng trưởng doanh thu, xây dựng đội ngũ và đầu tư. TRÁCH NHIỆM CHÍNH 1. Quản lý lịch và thời gian (~30%) • Quản lý lịch của hai Founders: lịch tư vấn khách hàng, họp nội bộ, gặp đối tác, sự kiện, công tác Úc – Việt Nam. • Sắp xếp thứ tự ưu tiên, xử lý thay đổi phát sinh, tránh trùng lịch và quy đổi múi giờ Sydney – Việt Nam chính xác. • Nhắc lịch và chuẩn bị trước cho mỗi cuộc hẹn: agenda, tài liệu, thông tin người gặp. 2. Quản lý inbox và giao tiếp (~25%) • Theo dõi email và tin nhắn của Founders (Gmail, Zalo, Messenger, WhatsApp, LinkedIn). • Phân loại theo mức độ ưu tiên, soạn nháp phản hồi để Founders duyệt, chuyển đúng người phụ trách. • Đảm bảo không bỏ sót tin nhắn từ khách hàng tiềm năng, đối tác và các mối quan hệ quan trọng. • Phạm vi quyền hạn: soạn nháp và chuyển tiếp. Chỉ trả lời thay Founders với các nội dung đã được thống nhất trước. 3. Briefing và follow-up (~20%) • Gửi bản tóm tắt đầu ngày cho Founders (lịch, deadline, việc cần quyết), có sự hỗ trợ của AI Agent; bạn chịu trách nhiệm kiểm tra độ chính xác trước khi gửi. • Ghi biên bản họp: quyết định, việc cần làm, người phụ trách, deadline. Follow-up đến khi hoàn tất. • Theo dõi các việc Founders giao cho team Việt Nam và báo cáo ngay khi có chậm trễ. 4. Công tác, sự kiện và việc cá nhân (~15%) • Lên kế hoạch các chuyến công tác của Founders tại Việt Nam: vé máy bay, khách sạn, di chuyển, lịch làm việc. • Phối hợp tổ chức seminar và sự kiện; trực tiếp có mặt hỗ trợ Founders khi Founders về Việt Nam. • Hỗ trợ một số công việc cá nhân của Founders (đặt lịch, thanh toán, giấy tờ, quà tặng đối tác…) một cách tinh tế và tuyệt đối bảo mật. 5. Hỗ trợ khác (~10%) • Chuẩn bị thông tin khách hàng trước buổi tư vấn; kiểm tra CRM (Zoho) đã được cập nhật sau mỗi buổi. • Tổng hợp thông tin từ các bộ phận thành báo cáo ngắn, có trọng tâm. • Hỗ trợ quản lý tài liệu, điều phối lịch làm việc với đối tác, luật sư, kế toán khi có dự án đặc biệt. Lưu ý: vị trí này không thực hiện tư vấn di trú. Mọi tư vấn visa do Registered Migration Agent đảm nhiệm. MỘT NGÀY LÀM VIỆC ĐIỂN HÌNH Theo giờ Việt Nam, mùa hè Sydney: • 06:00: check inbox và tin nhắn qua đêm, hoàn thiện và gửi briefing đầu ngày cho Founders. • 06:30 – 10:00: tham gia hoặc hỗ trợ các cuộc họp, xử lý thay đổi lịch, soạn nháp email. • 10:00 – 12:00: gửi biên bản họp, follow-up team Việt Nam, cập nhật tiến độ. • 12:00 – 14:00: chuẩn bị lịch và tài liệu cho ngày hôm sau, xử lý việc cá nhân hoặc công tác của Founders. Mùa đông Sydney: lùi lại 1 tiếng, tức 07:00 – 15:00. THỜI GIAN VÀ ĐỊA ĐIỂM LÀM VIỆC • Toàn thời gian, remote tại Việt Nam (ưu tiên TP.HCM hoặc Hải Phòng). • Làm theo giờ làm việc của Founders tại Sydney (10:00 – 18:00 giờ Sydney): – Khoảng tháng 10 – tháng 4 (Sydney áp dụng giờ mùa hè): 06:00 – 14:00 giờ Việt Nam. – Khoảng tháng 4 – tháng 10: 07:00 – 15:00 giờ Việt Nam. • Khi công ty mở văn phòng tại TP.HCM, vị trí sẽ chuyển sang hybrid. • Đi công tác trong nước khi Founders về Việt Nam; công ty chi trả chi phí công tác. • Ngày làm việc: T2 - T6 • Giờ làm việc: 06:00 - 14:00 • Cấp bậc: Có kinh nghiệm • Loại công việc: Toàn thời gian
Quyền lợi có gì?
Lương thưởng
Lương 20 – 25 triệu VNĐ/tháng (Gross). Lương tháng 13. Thử việc 2 tháng, hưởng 85% lương cơ bản
Bảo hiểm & sức khoẻ
BHXH, BHYT, BHTN theo quy định pháp luật
Cân bằng công việc-cuộc sống
15 ngày phép năm
Học hỏi & phát triển
• Làm việc trực tiếp với Founders; tiếp xúc khách hàng và đối tác tại Úc. • Được đào tạo và làm việc với công cụ AI và hệ thống quản trị hiện đại. • Lộ trình phát triển: Personal Assistant → Executive Assistant → Operations Coordinator.
