Phụ Trách Hành Chính - Nhân Sự

MÔ TẢ CÔNG VIỆC

1.Tổng quan vị trí

Chịu trách nhiệm toàn diện về công tác tổ chức, điều hành và kiểm soát hoạt động Hành chính – Nhân sự của Công ty tại Hà Nội và Văn phòng Chi nhánh TP.HCM; tham mưu cho Ban Giám đốc xây dựng bộ máy nhân sự tinh gọn, chuyên nghiệp và tối ưu chi phí vận hành.

Đặc thù ngành Thiết bị y tế, vị trí cần:

• Hiểu môi trường bệnh viện và áp lực kinh doanh theo thầu.

• Hỗ trợ kiểm soát hồ sơ nhân sự phục vụ đấu thầu.

• Kiểm soát chứng chỉ đào tạo và các quy định tuân thủ nội bộ.

• Xây dựng, kiểm soát quy trình tiếp xúc Nhân viên y tế (HCP)/Bệnh viện.

• Đồng hành cùng Sales & Product trong các chương trình hội thảo, đào tạo y khoa và sự kiện khách hàng.

2. Quản lý và phát triển đội ngũ HCNS

• Tổ chức phân công, giao việc, hướng dẫn, kiểm tra và đánh giá hiệu quả công việc của Chuyên viên Nhân sự tổng hợp và Nhân viên Lễ tân – Hành chính.

• Rà soát, chuẩn hóa các mẫu biểu và quy trình làm việc nội bộ của phòng HCNS.

3. Quản trị & Phát triển mảng Nhân sự (HR Strategy & Operations)

Hoạch định định biên & chi phí

• Phối hợp với các Trưởng bộ phận như Kinh doanh, Kỹ thuật, Kế toán... rà soát định biên nhân sự theo năm/quý.

• Xây dựng ngân sách lương, thưởng và phúc lợi.

Xây dựng quy chế & quy trình

• Xây dựng, cập nhật Nội quy lao động.

• Xây dựng và cập nhật Quy chế lương thưởng.

• Xây dựng, hoàn thiện quy trình tuyển dụng, đào tạo, đánh giá KPI/OKRs phù hợp với quy định pháp luật và đặc thù ngành Trang thiết bị y tế.

Kiểm soát C&B & pháp lý lao động

• Kiểm tra, phê duyệt bảng tính lương, thưởng, chế độ BHXH, Thuế TNCN do Chuyên viên Nhân sự lập trước khi trình Ban Giám đốc.

• Trực tiếp giải quyết các tranh chấp lao động, khiếu nại, kỷ luật hoặc các vấn đề pháp lý phức tạp liên quan đến người lao động.

Văn hóa doanh nghiệp & gắn kết

• Xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ.

• Tổ chức các hoạt động team building, sự kiện gắn kết nhân sự tại 2 miền Nam – Bắc.

4. Quản lý Hành chính & Cơ sở vật chất (Admin & Operations)

Quản lý ngân sách hành chính: Lập kế hoạch và kiểm soát chi phí vận hành văn phòng tại Hà Nội và TP.HCM: thuê văn phòng, điện, nước, internet, văn phòng phẩm, công tác phí...

Quản lý hợp đồng & pháp lý doanh nghiệp

• Trực tiếp đàm phán, quản lý các hợp đồng thuê văn phòng.

• Quản lý hợp đồng dịch vụ tòa nhà.

• Quản lý hoạt động mua sắm tài sản cố định, máy móc văn phòng lớn.

Vận hành VP Chi nhánh TP.HCM

• Đổi mới và chuẩn hóa quy trình phối hợp hành chính từ xa cho Chi nhánh TP.HCM.

• Định kỳ kiểm tra, hỗ trợ công tác vận hành tại Chi nhánh.

5. Tham mưu cho Ban Giám đốc

• Tư vấn cho Ban Giám đốc về cơ cấu tổ chức, chính sách thu hút và giữ chân nhân tài.

• Thực hiện các báo cáo quản trị định kỳ/đột xuất theo yêu cầu của Ban Giám đốc.

• Thực hiện các công việc khác theo phân công

• Giờ làm việc: 08:00 - 17:30 • Cấp bậc: Nhân viên (executive)