Maintenance Spare Parts Coordinator

1. JOB PURPOSE / MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC

• Manage the Maintenance Spare Parts Store to ensure spare parts are available, correctly controlled, accurately recorded, and traceable.
• Quản lý kho vật tư bảo trì nhằm đảm bảo vật tư luôn sẵn sàng, được kiểm soát đúng, được ghi nhận chính xác và có khả năng truy xuất.
• Support the Maintenance team in SAP data management, spare parts cost monitoring, document control, PM planning data, and statutory inspection/calibration records.
• Hỗ trợ bộ phận Bảo trì trong quản lý dữ liệu SAP, theo dõi chi phí vật tư, quản lý tài liệu, dữ liệu phục vụ kế hoạch PM và hồ sơ kiểm định/hiệu chuẩn thiết bị.
• Develop the Maintenance Store from basic stock keeping into a structured, data-driven inventory management system integrated with SAP.
• Từng bước phát triển kho Bảo trì từ hình thức quản lý tồn kho cơ bản thành hệ thống quản lý vật tư có cấu trúc, dựa trên dữ liệu và tích hợp với SAP.

2. KEY RESPONSIBILITIES / TRÁCH NHIỆM CHÍNH

A. Spare Parts & Inventory Management – 50%

Quản lý Vật tư & Tồn kho – 50%

• Manage the receiving, issuing, returning, and storage of maintenance spare parts.
• Quản lý việc nhập, xuất, hoàn trả và lưu trữ vật tư bảo trì.
• Maintain accurate physical stock and SAP inventory records.
• Đảm bảo số lượng tồn kho thực tế và dữ liệu tồn kho trên SAP đều chính xác.
• Ensure correct Material Code, description, specification, UoM, storage location, and bin location.
• Đảm bảo mã vật tư, mô tả, thông số kỹ thuật, đơn vị tính, vị trí kho và vị trí lưu trữ được quản lý chính xác.
• Support preparation and maintenance of SAP Material Master data.
• Hỗ trợ xây dựng, chuẩn hóa và duy trì dữ liệu Material Master trên SAP.
• Monitor Min/Max stock, Reorder Point, and critical spare parts.
• Theo dõi mức tồn Min/Max, Reorder Point và các vật tư dự phòng quan trọng.
• Conduct cycle counts and periodic physical inventory.
• Thực hiện kiểm kê luân phiên và kiểm kê định kỳ.
• Investigate and report stock discrepancies.
• Kiểm tra nguyên nhân và báo cáo các chênh lệch tồn kho.
• Identify slow-moving, non-moving, obsolete, and surplus spare parts.
• Nhận diện vật tư luân chuyển chậm, không luân chuyển, lỗi thời và tồn kho dư thừa.
• Maintain proper warehouse arrangement, identification, labeling, and 5S.
• Duy trì việc sắp xếp kho, nhận diện, dán nhãn và thực hiện 5S.
• Coordinate with Maintenance and Purchasing for spare-parts replenishment.
• Phối hợp với Bảo trì và Mua hàng để bổ sung vật tư theo nhu cầu.

B. Data & Cost Monitoring – 20%

Quản lý Dữ liệu & Theo dõi Chi phí – 20%

• Collect and consolidate spare-parts purchasing and consumption data.
• Thu thập và tổng hợp dữ liệu về việc mua và sử dụng vật tư bảo trì.
• Prepare monthly reports on stock value, spare parts usage, and maintenance material costs.
• Lập báo cáo hàng tháng về giá trị tồn kho, tình hình sử dụng vật tư và chi phí vật tư bảo trì.
• Monitor unusual or increasing spare-parts consumption.
• Theo dõi các trường hợp tiêu hao vật tư bất thường hoặc có xu hướng tăng.
• Support the comparison of actual spare parts costs against the maintenance budget.
• Hỗ trợ so sánh chi phí vật tư thực tế với ngân sách bảo trì.
• Provide early warning when significant cost deviations or abnormal consumption are identified.
• Cảnh báo sớm cho cấp quản lý khi phát hiện chênh lệch chi phí đáng kể hoặc mức tiêu hao bất thường.
• Support data analysis for equipment maintenance cost and critical spare-part requirements.
• Hỗ trợ phân tích dữ liệu chi phí bảo trì thiết bị và nhu cầu vật tư dự phòng quan trọng.

C. Maintenance Planning Support – 15%

Hỗ trợ lập kế hoạch bảo trì – 15%

• Support the Maintenance Planner/Leader in preparing spare-parts requirements for Preventive Maintenance.
• Hỗ trợ Maintenance Planner/Leader chuẩn bị nhu cầu vật tư cho kế hoạch bảo trì phòng ngừa (PM).
• Check spare-parts availability before scheduled PM activities.
• Kiểm tra tình trạng sẵn có của vật tư trước khi thực hiện PM theo kế hoạch.
• Collect and update spare-parts consumption information by equipment.
• Thu thập và cập nhật dữ liệu sử dụng vật tư theo từng thiết bị.
• Support preparation of equipment BOM and spare-parts lists in SAP.
• Hỗ trợ xây dựng Equipment BOM và danh mục vật tư của thiết bị trên SAP.
• Provide inventory and historical consumption data for maintenance planning.
• Cung cấp dữ liệu tồn kho và lịch sử sử dụng vật tư phục vụ lập kế hoạch bảo trì.

D. Document & Compliance Support – 15%

Hỗ trợ Quản lý Tài liệu & Tuân thủ – 15%

• Maintain Maintenance documents, certificates, technical records, and related electronic files.
• Quản lý tài liệu bảo trì, chứng chỉ, hồ sơ kỹ thuật và các file dữ liệu liên quan.
• Maintain and follow up statutory inspection and calibration records for applicable equipment.
• Quản lý và theo dõi hồ sơ kiểm định, hiệu chuẩn đối với các thiết bị có yêu cầu.
• Track expiry/due dates and provide advance notification for inspection, calibration or certificate renewal.
• Theo dõi thời hạn và cảnh báo trước các kỳ kiểm định, hiệu chuẩn hoặc gia hạn chứng nhận.
• Support preparation of documents for internal and external audits.
• Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ cho các đợt đánh giá nội bộ và bên ngoài.
• Maintain organized and traceable equipment and maintenance records.
• Đảm bảo hồ sơ thiết bị và hồ sơ bảo trì được sắp xếp có hệ thống và dễ dàng truy xuất.

• Ngày làm việc: T2 - T6 • Giờ làm việc: 09:00 - 18:00 • Cấp bậc: Nhân viên (associate) • Loại công việc: Thời vụ