Senior Talent Acquisition, Engagement And Communication Officer

Purpose / Key Responsibilities: (Mục tiêu và nhiệm vụ chính):

• This role is responsible for managing end-to-end talent acquisition, onboarding, employer branding, employee engagement, and internal communication initiatives. The position ensures a consistent and positive employee and candidate experience, supports HR projects and surveys, and strengthens the company’s employer brand and internal communication effectiveness.

• Vị trí này chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ quy trình tuyển dụng, hội nhập, xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng, hoạt động gắn kết nhân viên và truyền thông nội bộ. Đồng thời đảm bảo trải nghiệm tích cực và nhất quán cho ứng viên và nhân viên, hỗ trợ các dự án nhân sự, khảo sát và nâng cao hiệu quả truyền thông nội bộ.

Scope of work: Fresenius Kabi Vietnam JSC – mainly for MU, The Representative Office of Fresenius Kabi_Asia Pacific Limited in Ho Chi Minh City

Phạm vi: Công ty Cổ Phần Fresenius Kabi Việt Nam – chủ yếu phụ trách khối MU, VPĐD Fresenius Kabi Asia Pacific LTD.

Major Duties & Responsibilities:

Công việc và nhiệm vụ cụ thể:

• Report Adverse Drug Reactions (ADRs) and Product Quality Complaints about Fresenius Kabi’s products from Vietnam market to the responsible function (NSO for ADRs and QM for Product Quality Complaints) immediately after receipt, but latest within 1 calendar day.

• Báo cáo các phản ứng có hại của thuốc (ADR) và khiếu nại chất lượng các sản phẩm Fresenius Kabi từ thị trường Việt Nam cho bộ phận chịu trách nhiệm (NSO đối với ADR và QM đối với khiếu nại về chất lượng sản phẩm) ngay sau khi nhận được, nhưng muộn nhất là trong vòng 1 ngày lịch.

1. Talent Acquisition/ Tuyển dụng nhân tài:

• Manage end-to-end recruitment process including sourcing, screening, interviewing, reference checks, and offer management.

Quản lý toàn bộ quy trình tuyển dụng từ tìm nguồn, sàng lọc, phỏng vấn, kiểm tra tham chiếu đến gửi Thư nhận việc.

• Develop and execute recruitment plans aligned with workforce planning (quarterly/yearly).

Xây dựng và triển khai kế hoạch tuyển dụng theo định biên nhân sự.

• Build and maintain strong talent pipelines through multiple sourcing channels (company website, job boards, social media, and networking).

Xây dựng và duy trì nguồn ứng viên tiềm năng qua nhiều kênh tuyển dụng khác nhau (website công ty, trang tuyển dụng, mạng xã hội và mối quan hệ trong công việc).

• Ensure candidates have a positive experience throughout the interview process and receive timely feedback on their results.

Đảm bảo ứng viên có những trải nghiệm tích cực trong suốt quá trình phỏng vấn và phản hồi kịp thời kết quả cho ứng viên.

• Evaluate and select recruitment channels and sources that provide the highest return on investment for different roles, balancing quality and cost-effectiveness.

Đánh giá và lựa chọn các nguồn và kênh tuyển dụng mang lại hiệu quả đầu tư cao nhất đối với các vị trí khác nhau, đảm bảo cân bằng giữa chất lượng và chi phí.

• Builds a quality relationship with candidates, academics and external recruitment agencies; join in indoors or outdoors recruitment events (job fairs, seminars, etc)

Xây dựng mối quan hệ tốt với ứng viên, trường học, và các công ty tư vấn tuyển dụng; tham gia các sự kiện tuyển dụng (hội chợ việc làm, hội thảo, v…v…)

• Prepare and make job offers, negotiate terms with successful candidates to ensure internal equity and external competitiveness.

Chuẩn bị và thực hiện thư mời nhận việc, thỏa thuận lương bổng và các điều khoản hợp đồng với các ứng viên đạt phỏng vấn nhằm đảm bảo công bằng trong tổ chức và và cạnh tranh với thị trường.

2. Onboarding & new hire administration/ Hội nhập và quản lý Nhân sự mới:

• Execute onboarding programs to ensure smooth integration of new hires.

Triển khai chương trình hội nhập giúp nhân viên mới nhanh chóng thích nghi.

• Collect and manage all necessary personnel documentation from new hires, ensuring compliance with company and regulatory requirements.

Thu thập và quản lý các tài liệu nhân sự cần thiết từ nhân viên mới, đảm bảo tuân thủ các yêu cầu của công ty và quy định pháp luật.

• Manage new hire communications and onboarding announcements.

Thực hiện truyền thông chào đón nhân viên mới.

• Handle Med Rep card issuance/withdrawal process.

Quản lý quy trình cấp/thu hồi thẻ người giới thiệu thuốc.

3. Employer branding and Communication / Xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng và truyền thông:

• Develop and implement employer branding and internal communication strategies to attract top talent.

Xây dựng và triển khai chiến lược thương hiệu tuyển dụng và truyền thông nội bộ nhằm thu hút nhân tài.

• Create engaging content (social media, career page, internal channels).

Xây dựng nội dung truyền thông hấp dẫn trên các kênh nội bộ và bên ngoài.

• Represent the company at career fairs, industry conferences, and other events to increase brand awareness and build a talent pipeline.

Đại diện cho công ty tại các hội chợ việc làm, hội thảo ngành, các sự kiện khác để gia tăng sự nhận diện thương hiệu và xây dựng nguồn ứng viên tiềm năng.

• Review and improve the candidate journey to ensure a positive experience from the initial point of contact through to onboarding. Gather and act on feedback from candidates to continuously enhance the hiring experience.

Đánh giá và cải thiện hành trình ứng viên nhằm đảm bảo trải nghiệm tích cực từ thời điểm tiếp xúc đầu tiên đến khi hội nhập. Thu thập phản hồi và hành động dựa trên phản hồi của ứng viên để liên tục nâng cao trải nghiệm tuyển dụng.

4. Employee engagement activities/ Hoạt động gắn kết nhân viên:

• Plan and execute employee engagement programs aligned with company values.

Lập kế hoạch và triển khai các hoạt động gắn kết phù hợp với giá trị công ty.

• Drive participation and enhance employee experience across initiatives.

Thúc đẩy sự tham gia và nâng cao trải nghiệm nhân viên

5. HR Surveys & Employee Insights / Khảo sát & phân tích nhân sự:

• Coordinate Voice of Employee (VoE) and other engagement surveys.

Phối hợp triển khai khảo sát Ý Kiến Nhân Viên và các khảo sát khác.

• Other Employee Surveys: Administer and analyze results from surveys such as the annual Fresenius Kabi Vietnam employee survey, exit survey, exit interviews, and any additional employee feedback initiatives.

Các khảo sát nhân viên khác: Quản lý và phân tích kết quả từ các khảo sát như khảo sát nhân viên thường niên tại Fresenius Kabi Vietnam, khảo sát nghỉ việc, phỏng vấn nghỉ việc và thu thập các sáng kiến phản hồi khác từ nhân viên.

6. HR Projects / Dự án Nhân sự:

• Lead or participate in HR projects related to TA, engagement, and communication.

Tham gia/triển khai các dự án nhân sự liên quan đến tuyển dụng, gắn kết và truyền thông.

• Collaborate with cross-functional teams to ensure successful project delivery and alignment with overall HR strategy.

Hợp tác với các nhóm chức năng khác để đảm bảo thực hiện thành công dự án và phù hợp với chiến lược nhân sự tổng thể.

7. Policies and SOPs / Chính sách Quy trình thao tác chuẩn (SOP):

• Prepare, update, and maintain all procedures, policies, and Standard Operating Procedures (SOPs) related to talent acquisition, employee engagement, employer branding, onboarding and offboarding.

Chuẩn bị, cập nhật và duy trì tất cả các quy trình, chính sách và Quy trình Thao tác Chuẩn (SOP) liên quan đến tuyển dụng nhân tài, hoạt động gắn kết nhân viên, xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng, quy trình hội nhâp và nghỉ việc.

• Ensure all documents are compliant with legal and regulatory requirements and are regularly reviewed and revised to reflect current practices.

Đảm bảo tất cả các tài liệu tuân thủ theo yêu cầu pháp lý và quy định, đồng thời được xem xét và sửa đổi thường xuyên để phản ánh các thực tiễn hiện hành.

• Communicate changes in policies and procedures to all employees and provide training as necessary to ensure understanding and compliance.

Thông báo những thay đổi trong chính sách và quy trình đến tất cả nhân viên và cung cấp đào tạo khi cần thiết để đảm bảo sự hiểu biết và tuân thủ.

8. Talent Acquisition Support – Production Unit (PU)/ Hỗ trợ tuyển dụng – Khối Sản xuất (PU):

• Support end-to-end recruitment activities for PU, including job posting, candidate sourcing, screening, and shortlisting.

Hỗ trợ các hoạt động tuyển dụng cho PU bao gồm đăng tuyển, tìm nguồn, sàng lọc và chọn lọc ứng viên.

• Maintain and manage applicant tracking systems and candidate databases.

Quản lý và cập nhật hệ thống dữ liệu ứng viên và hồ sơ tuyển dụng.

• Prepare and communicate new hire announcements for PU.

Thực hiện truyền thông chào đón nhân viên mới cho PU.

• Support employer branding, communication, and recruitment marketing activities for PU.

Hỗ trợ các hoạt động truyền thông, tiếp thị tuyển dụng và xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng cho PU

9. Ad-hoc tasks/ Những công việc phát sinh thêm:

• Other tasks as required by the superior.

Các công việc khác theo như yêu cầu của cấp trên

• Giờ làm việc: 09:00 - 18:00 • Cấp bậc: Nhân viên (executive)