Trợ Lý Dự Án

4. Mô tả công việc

- Công tác điều phối

• Hỗ trợ Trưởng phòng trong công tác điều phối, theo dõi và đôn đốc thực hiện các nhiệm vụ

của Nhóm dự án.

• Theo dõi tiến độ thực hiện công việc, tổng hợp tình hình và kịp thời báo cáo các nội dung

chậm tiến độ hoặc phát sinh

- Công tác hành chính - văn thư

• Soạn thảo, rà soát, trình ký và phát hành các văn bản, công văn, báo cáo, thư mời và tài liệu

của Nhóm dự án.

• Quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu và văn bản theo đúng quy định; xây dựng hệ thống lưu trữ khoa

học, dễ tra cứu.

- Công tác họp

• Chuẩn bị chương trình, tài liệu và hậu cần phục vụ các cuộc họp.

• Ghi biên bản họp, ban hành kết luận họp theo chỉ đạo.

• Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các nội dung kết luận sau họp.

- Công tác báo cáo

• Tổng hợp số liệu, lập báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Trưởng nhóm.

• Xây dựng các bảng theo dõi tiến độ, danh mục công việc, danh mục văn bản và các Dashboard

phục vụ quản lý dự án.

- Công tác quản lý hồ sơ dự án

• Theo dõi và cập nhật tình trạng các hồ sơ pháp lý, hồ sơ kỹ thuật, hồ sơ nghiệm thu, hồ sơ

thanh toán và các tài liệu liên quan.

• Phối hợp với các đơn vị liên quan để thu thập, kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ trước khi trình

phê duyệt hoặc lưu trữ.

- Các công việc khác

• Quản lý lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác của Trưởng nhóm dự án.

• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Trưởng nhóm dự án.

• Ngày làm việc: T2 - T7 • Giờ làm việc: 08:15 - 17:30 mùa hè; 17:00 mùa đông; sáng thứ 7 đến 12:00 • Cấp bậc: Nhân viên (associate) • Loại công việc: Toàn thời gian