Trưởng Phòng Dịch Vụ Hành Chính

Công việc cụ thể là gì?

1. Quản lý Hành chính & Vận hành văn phòng - Xây dựng và triển khai các quy trình, quy định về hành chính và vận hành văn phòng. - Quản lý văn phòng và các dịch vụ hành chính. - Quản lý lễ tân, khánh tiết, hậu cần và các hoạt động hỗ trợ liên quan. - Tổ chức, giám sát công tác tiếp đón khách hàng, đối tác, đoàn công tác và các sự kiện quan trọng. - Quản lý ngân sách, tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả vận hành. - Quản lý, đào tạo và phát triển đội ngũ nhân sự thuộc phạm vi phụ trách. 2. Quản lý Dịch vụ nội bộ - Xây dựng và duy trì các tiêu chuẩn, quy trình cung cấp dịch vụ nội bộ. - Quản lý chất lượng dịch vụ, nâng cao trải nghiệm của CBNV và các đối tượng liên quan. - Phối hợp với các đơn vị để tiếp nhận và xử lý hiệu quả các nhu cầu về hành chính và dịch vụ nội bộ. - Quản lý, đánh giá và phối hợp với các nhà cung cấp dịch vụ theo phạm vi phụ trách. - Chủ động đề xuất các giải pháp cải tiến nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả vận hành. 3. Quản lý Executive Support cho Lãnh đạo cấp cao - Quản lý, phối hợp với bộ phận Thư ký và đội ngũ hỗ trợ phục vụ Lãnh đạo cấp cao. - Điều phối công tác tiếp đón, hậu cần và các chương trình theo yêu cầu. - Chủ động nắm bắt nhu cầu, dự liệu tình huống và chuẩn bị phương án hỗ trợ phù hợp. - Phối hợp chuẩn bị các chương trình công tác, di chuyển và hoạt động đối nội – đối ngoại. - Trực tiếp hỗ trợ khi cần thiết, bao gồm ngoài giờ và trong các chuyến công tác. - Đảm bảo tính riêng tư, bảo mật và tác phong chuyên nghiệp. 4. Công tác đối ngoại - Phối hợp tiếp đón và làm việc với khách hàng, đối tác, cơ quan, tổ chức và các đoàn khách quan trọng. - Hỗ trợ tổ chức hội nghị, sự kiện và các hoạt động tiếp khách cấp cao. - Phối hợp với đối tác trong và ngoài nước; hỗ trợ các hoạt động có sử dụng tiếng Anh. - Đảm bảo hình ảnh chuyên nghiệp, chuẩn mực trong các hoạt động đối nội – đối ngoại. • Cấp bậc: • Loại công việc: