Trợ Lý Hành Chính Nhân Sự

1.Công tác Hành chính văn phòng

- Tham mưu, giúp việc cho Ban lãnh đạo trong công tác: tổ chức, điều hành, kiểm soát mọi hoạt động về hành chính quản trị, văn phòng của các Công ty trong hệ thống.

- Xây dựng hệ thống nội quy, quy chế, các chính sách quản lý liên quan đến công tác hành chính quản trị (Quy định ra vào Công ty, quy định sử dụng trang thiết bị tài sản,…)

- Tổ chức, quản lý, phân công nhiệm vụ và xây dựng chỉ tiêu đánh giá mức độ hoàn thành công việc cho nhân viên dưới quyền theo quy định của Công ty.

- Tổ chức các sự kiện của Công ty như lễ nghi, khánh tiết trong các ngày lễ, tết, hội nghị… và lễ tân đón tiếp khách ra vào công ty.

- Tổ chức việc mua sắm tài sản, giám sát công tác lắp đặt, bàn giao nghiệm thu và làm thủ tục thanh toán theo quy trình của Công ty.

- Lập các định mức sử dụng vật tư, văn phòng phẩm, … tiết kiệm, hiệu quả trình Ban lãnh đạo phê duyệt.

- Tổ chức, chỉ đạo công tác quản lý hồ sơ tài sản, hồ sơ bảo hiểm tài sản các loại;

- Tổ chức công tác kiểm kê đánh giá tài sản, trang thiết bị định kỳ hoặc đột xuất của các Công ty trong hệ thống.

- Xây dựng các quy trình, quy định, chế tài liên quan đến việc mua sắm, quản lý, bảo quản, sử dụng, … trang thiết bị và phổ biến, hướng dẫn các đơn vị thực hiện.

- Lập kế hoạch chi tiêu, quyết toán tài chính hàng tháng phục vụ cho hoạt động của Công ty.

- Tổ chức và chỉ đạo trực tiếp việc sử dụng con dấu của Công ty theo đúng quy định của Pháp luật và của Công ty.

- Tổ chức cung ứng các dịch vụ IT, điện thoại, trông giữ xe, …. …

- Chỉ đạo công tác bảo vệ an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ trong toàn Công ty

- Quản lý, điều hành và trực tiếp điều động xe cho CBNV đi công tác

- Tổ chức, điều hành công tác luân chuyển văn bản, văn thư lưu trữ, soạn thảo công văn…

- Tổ chức, triển khai việc đảm bảo vệ sinh môi trường, vệ sinh lao động trong toàn hệ thống.

- Chỉ đạo triển khai thực hiện các thủ tục liên quan đến hồ sơ pháp lý doanh nghiệp sau khi thông qua Ban lãnh đạo (như thay đổi đăng ký kinh doanh, thủ tục mở chi nhánh, …)

- Công tác tại tiếp đón khách tại văn phòng Công ty (Tầng 2):

+ Thông báo nội dung chỉ đạo từ BLĐ đến nhân sự thuộc Ban HCNS đảm bảo công tác chuẩn bị và đón

tiếp khách theo yêu cầu.

+ Phụ trách đội ngũ phục vụ, giám sát hoạt động, đảm bảo chất lượng tiếp khách.

+ Trực tiếp thực hiện các công việc tiếp khách tại văn phòng công ty (tầng 2) theo chỉ đạo của BLĐ.

2.Công tác Tổ chức - Nhân sự

- Chỉ đạo xây dựng cơ cấu tổ chức, định biên nhân sự của các Công ty trong hệ thống.

- Chỉ đạo thực hiện, phê duyệt kế hoạch tuyển dụng hàng tháng, hàng năm,.

- Chỉ đạo thực hiện, phê duyệt các chế độ, chính sách đối với người lao động (tiền lương, phụ cấp, bảo hiểm; chế độ ưu đãi/ ràng buộc, …);

- Chỉ đạo thực hiện, phê duyệt các nội quy, quy chế, quy trình, quy định nhằm chuẩn hóa các hoạt động quản lý, điều hành về tổ chức, chuyên môn nghiệp trong toàn hệ thống.

- Tham mưu, giúp việc cho Ban lãnh đạo trong công tác: tổ chức, điều hành, kiểm soát mọi hoạt động về hành chính quản trị, văn phòng của các Công ty trong hệ thống.

- Xây dựng hệ thống nội quy, quy chế, các chính sách quản lý liên quan đến công tác hành chính quản trị (Quy định ra vào Công ty, quy định sử dụng trang thiết bị tài sản,…)

- Tổ chức, quản lý, phân công nhiệm vụ và xây dựng chỉ tiêu đánh giá mức độ hoàn thành công việc cho nhân viên dưới quyền theo quy định của Công ty.

3.Công tác đối nội, đối ngoại, công tác khác

- Trực tiếp tham gia công tác ngoại giao, tiếp đón khách theo chỉ đạo của Ban lãnh đạo.

- Trực tiếp giao dịch với các cơ quan, ban ngành tại địa phương và các cơ quan chính quyền khác trong phạm vi trách nhiệm công việc được giao.

-Thực hiện các công tác khác khi được phân công

Kết quả công việc cần đạt được:

- Các công việc được thực hiện nhanh chóng, kịp thời, đúng yêu cầu Ban Lãnh đạo

Quyền hạn:

- Được đề xuất các ý kiến nhằm nâng cao hiệu quả công việc và cải thiện điều kiện làm việc.

• Ngày làm việc: T2 - T7 • Giờ làm việc: 08:00 - 17:00 • Cấp bậc: Có kinh nghiệm • Loại công việc: Toàn thời gian